会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格（选举、指定、特邀、列席）与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程，如有选举、发奖、摄影、录像等项，也应列入预案。

会议通知的拟议与分发必须及时！

重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议！

第四，会前检查！

这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式;

汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料!

现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

第五，会议进行时的具体服务！

包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等;

会务工作主要包括会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量；

如果是前期的工作，可能会涉及到招商的工作，即会务邀请;

会务地点的确定，可根据实际预算确定；

会场的安排与服务，秩序的管理等。

除此之外会务工作包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等？

大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志？

及时与主办会议单位联系衔接，并以传真、书面等形式将会议要求落实事项，与会人员名单及会标名称，予以确认，以便会场的准备和布置？

会议预约单复印后，一份交给服务员，一份交给音控，提前安排会前相关工作！

一份留底存档。

有会标的会议，应告知会标制作人员按时制作会标;

会标送达时应及时检查文字是否准确，字体是否合适，长度、宽幅是否符合会场要求等!

1、会务，拼音：huìwù，指有关会议议程安排的事务，关于某些团体组织或会议的事务。

2、会务，从字面上来解释就是对会议进行服务，本身其实是一个短语，现在会务已经逐渐成为了一个词语，很多人现在说的会务，其实就是指会议!

（一）会议是有组织有领导地商议事情的集会?

（资源共享＋达成决议）（二）会务工作的总要求：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全（三）会务工作的三个阶段1．会议的准备工作：①安排议题，确定步骤议题的变通处理保密性议题的安排顺序议题、议程、日程的关系：议题是会议需要讨论的问题；

议程是议题在会议上讨论的先后顺序；

日程是对会议全部活动逐日作出的安排余兴节目不可缺少（附：［余兴］会议或宴会之后附带举行的文娱活动。

）②拟定与会人员范围或名单报领导审定③办理会议报批手续④发放会议通知书面通知更妥当通知内容须视具体情况而调整（回执、交通指南等）⑤准备会议文件和材料⑥选择和布置会场⑦排列座次⑧办妥后勤服务事宜⑨做好新闻发布工作⑩进行全面的会前检查2．会议期间的工作：①搞好签到工作②热情接待会议成员③传接电话④协助领导掌握情况，协调控制会议进程⑤担任会议记录，编写会议简报⑥调派车辆3．会议结束后的工作：①送别与会人员（与会议通知中“回执”一项相对应）②处理遗忘的物品③完善会务工作④寄发感谢信⑤打印会议记录⑥开总结会会务工作要准备哪些?

步骤或流程1准备好茶水。

提前烧好开水，准备好茶叶和水杯?

如果嫌麻烦，也可以直接准备瓶装矿泉水?

2准备好会议签到表;

方便前来开会的人签字报到？

3准备好道路指示标识。

尤其是有外来人员参会的，在会场外设置交通引导标志标识!

4准备好会议资料。

如学习资料、视频资料、笔记本、笔等资料！

5准备好坐标桌牌。

引导参会人员正确找到座位！

6调试好音响设备；

音响、话筒、投影仪、LED会标之类的电器设备要提前调试好，确保电器能正常使用！

1．制定会议计划1)确定会议主题或议题会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现!

议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。

确定主题的主要方法：一是要有确实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的；

提出议题有两种情况：一是由领导提出。

二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。

会议的议题无论是领导提出的，还是秘书部门征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。

2)确定会名、规模、规格人员名单(1)确定会议名称。

会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。

会议的名称一般由以下几个部分组成：会议主办单位的名称、会议的主题、会议的类型。

(2)确定会议的规模和规格。

会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。

内容和议题需要多大的规模就上多大的规模！

同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。

(3)提出参加会议的范围或人员名单。

在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单;

这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般是指参加会议人员的级别、地位。

这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。

3)拟订会议的时间与会期(1)提出会议召开的时间。

召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后，原则上应尽量赶早不赶晚；

但也要注意以下几点？

①要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间!

②主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议除外。

③会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后，再确定会议召开的时间!

(2)确定会期；

会期是指召开会议时间的长短。

确定会期应当与会议的内容紧密联系!

即内容多，议题复杂，需要与会人员充分发表意见的会议，会期可长一些，反之可短些。

确定会期也应当遵循精简效能的原则，尽量开短会。

为此，可以采取限定发言时间的做法，以提高会议的效率。

4)拟定会议地点会议地点的重要性更是不容置疑的；

会议地点的物质条件——设施、环境和工作人员对会议的成功举办起着关键的作用。

一般情况下，会议组织者和策划委员会将直接参与会议的选址工作，不过，还有很多时候，会议地点的选择是由其他人来完成的。

选择会议地点应当考虑如下因素？

(1)与会者与会场的距离。

(2)与会者下榻酒店与会场间的距离?

5)拟订会议的议程与日程安排(1)会议议程的拟订！

拟订会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。

代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。

一般议程的顺序是：宣布议程?

说明人员缺席情况。

宣读并通过上次会议的备忘录？

财务主管报告;

其他报告。

新的议题?

有关人事任免？

提名并选举新的负责人;

通知有关事项！

宣布休会。

(2)会议日程的安排；

会议日程是指会议议程在时间上的具体安排;

会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上3个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动;

因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。

日程安排大体包括时间(可具体到×小时×分钟)、内容、地点？

6)准备会议文件会议文件的准备工作主要是起草和印发。

起草的文件主要有开幕词、讲话稿、工作报告、决议草案；

起草的原则有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草?

承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务;

文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错？

7)落实后勤工作会务后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、参加人数较多的会议，如后勤工作做得不好，将会严重影响会议的效果？

准备阶段的后勤服务应做好以下工作?

(1)会议经费项目预算。

主要包括会场租金、场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。

在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。

(2)落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作；

(3)制作会议证件？

会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证、记者证等。

这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。

(4)制定会议的值班工作与保密工作方案;

2．一般总结会会务流程1)成立会议的组织机构大中型会议的组织和管理工作单靠一两个人是无法完成的，必须成立相应的会务组织机构。

一般来说，会务组织筹备机构包括以下几个小组，各组分工明确，互相协调，既要牢记本岗位的职责，做好本职工作，又要顾全大局，做好面上的工作；

(1)会务组。

负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作！

(2)秘书组?

负责制定会议计划，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报，发放会议通知，进行会议文件的立卷归档等？

(3)接待组!

负责生活服务、交通工具安排、医疗服务等工作。

(4)宣传组！

负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道等工作。

(5)财务组。

负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作；

(6)保卫组？

负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作?

2)会前准备工作制发会议通知、准备会议文件和用品、选择与布置会场等！

3)会间工作保证会议按既定日程和议程展开，合理调度工作。

4)会后工作文件资料归档、财务结账、清理驻地、会场、发文等，向相关领导汇报?